Documenti assunzione online: ecco regole e limiti dal Ministero
Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali si è pronunciato, con molta celerità, e positivamente sulla possibilità per i datori di lavoro di assolvere in modalità digitale gli obblighi documentali connessi all'instaurazione del rapporto di lavoro. Il parere è contenuto nell'Interpello 2 del 30 settembre a seguito dell'istanza presentata dal Consiglio nazionale dell'Ordine dei consulenti del lavoro pochi giorni fa.
L'istanza conteneva in realta due quesiti distinti:
- Il primo riguarda i documenti destinati al lavoratore che non richiedono alcuna compilazione o dichiarativa: si chiedeva se la consegna possa avvenire tramite messa a disposizione in un'area riservata di una piattaforma informatica accessibile al solo interessato.
- Il secondo riguarda la documentazione contenente dichiarazioni "di scienza o di volontà" del lavoratore, e chiede se la compilazione e la sottoscrizione possano essere effettuate con applicativi digitali, previa identificazione elettronica del dichiarante.
Il Ministero si è espresso dopo aver acquisito gli elementi istruttori dell'Ispettorato nazionale del lavoro e della Direzione generale per l'innovazione e l'organizzazione digitale, sentito l'Ufficio legislativo. in sintesi si conferma la possibilità di consegnare la documentazione obbligatoria in formato digitale attraverso pec o su una area riservata della piattaforma informatica .
Vediamo di seguito i dettagli
Le motivazioni e il quadro normativo
Nello specifico , dando parere positivo sul primo quesito il Ministero richiama due propri precedenti. Già con l'interpello n. 1/2008 aveva ritenuto ammissibile la consegna del prospetto paga mediante posta elettronica certificata, a condizione che fosse provata la ricezione entro la scadenza prevista per il pagamento della retribuzione e che il datore mettesse a disposizione del lavoratore, senza oneri a suo carico, gli strumenti per ricevere e stampare il documento. Con l'interpello n. 13/2012 la soluzione era stata estesa alla posta elettronica ordinaria e alle aree riservate protette da credenziali personali, purché fossero garantite la possibilità di acquisire e materializzare il documento e la tracciabilità della messa a disposizione.
Il Ministero osserva che la normativa di riferimento non prescrive l'uso di un determinato supporto materiale. Per questo ritiene tali principi applicabili anche agli altri documenti del rapporto di lavoro che non richiedono una dichiarazione del lavoratore. La conclusione è coerente con il d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (CAD) e con le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, adottate ai sensi dell'art. 71 del medesimo Codice.
Quanto al secondo quesito invece, la risposta è parzialmente negativa perchè distingue l'identificazione elettronica del lavoratore dalla formazione e sottoscrizione del documento informatico. L'art. 64, comma 2-quinquies, del CAD consente ai soggetti privati di utilizzare SPID e CIE per identificare gli utenti dei propri servizi in rete. La norma non richiama la Carta nazionale dei servizi, che pertanto non può ritenersi modalità equivalente. L'identificazione, tuttavia, non equivale all'apposizione di una firma. In base all'art. 20, comma 1-bis, del CAD, il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e produce gli effetti dell'art. 2702 del codice civile in due ipotesi: quando reca una firma digitale, qualificata o avanzata, oppure quando è formato, previa identificazione informatica dell'autore, mediante un processo che ne assicuri sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità inequivoca all'autore. Assumono rilievo anche l'art. 26 del Regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS) e gli artt. 55-61 del DPCM 22 febbraio 2013 in materia di firma elettronica avanzata. Il Ministero esclude invece la pertinenza dell'art. 65 del CAD, richiamato nell'istanza, perché la disposizione disciplina le istanze trasmesse alle pubbliche amministrazioni e ai gestori di servizi pubblici e non i rapporti con un datore di lavoro privato.
Istruzioni operative sui documenti informativi e onere della prova
Documenti a contenuto informativo. In assenza di disposizioni che prescrivano specifiche modalità di consegna, il datore di lavoro può mettere i documenti a disposizione in un'area riservata della piattaforma aziendale, accessibile esclusivamente al lavoratore interessato. Il sistema deve garantire:
- l'identificazione dell'utente e la sicurezza dell'accesso;
- la possibilità per il lavoratore di consultare, conservare e riprodurre i documenti;
- l'integrità dei documenti;
- la tracciabilità della data di messa a disposizione e, ove richiesta, della presa visione.
La piattaforma può essere gestita dal datore di lavoro, dal professionista incaricato o da un fornitore di servizi. Restano in ogni caso a carico del datore la responsabilità dell'adempimento e il rispetto della disciplina sulla protezione dei dati personali. È ammessa la messa a disposizione contestuale di più documenti con un'unica conferma di presa visione, purché il sistema registri distintamente, per ciascun documento, la data di messa a disposizione e l'eventuale presa visione. In alternativa possono essere utilizzati la PEC o altri strumenti telematici idonei a provare l'avvenuta consegna.
ATTENZIONE L'indisponibilità temporanea della piattaforma non sospende i termini: il datore è tenuto ad adottare modalità alternative di consegna e a conservarne evidenza.
Istruzioni sulle dichiarazioni del lavoratore
Per i documenti in cui il lavoratore deve dichiarare o esprimere una volonta l'autenticazione tramite SPID o CIE non è sufficiente. Il documento deve essere sottoscritto con firma digitale, firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata, oppure formato secondo il processo previsto dall'art. 20, comma 1-bis, del CAD.
Tra le soluzioni idonee il Ministero indica la firma elettronica avanzata in cui il firmatario, previamente identificato anche mediante SPID o CIE, sottoscrive con un meccanismo sotto il suo esclusivo controllo, come un codice monouso inviato a un dispositivo nella sua disponibilità.
Il soggetto che eroga la soluzione deve rispettare le regole tecniche in materia di identificazione del firmatario, informativa, conservazione delle evidenze e verificabilità dell'integrità del documento.
Restano fermi i requisiti di forma e i termini previsti dalla disciplina di ciascun documento, la cui verifica compete al datore di lavoro.
Conservazione e onere della prova
L'interpello precisa che per tutte le tipologie di documenti il datore di lavoro deve essere in grado di dimostrare, anche in sede di accertamento ispettivo, il corretto assolvimento degli adempimenti.
A tal fine deve conservare le evidenze informatiche della messa a disposizione e, per le dichiarazioni, della loro riconducibilità al lavoratore.
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