Commercialisti, registrazioni audio e azione disciplinare: quali sono le regole?

Una conversazione registrata dal cliente, un incontro con un collega, una telefonata: sempre più spesso gli esposti contro i commercialisti arrivano accompagnati da file audio. Il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili è intervenuto di recente per la seconda volta  sul tema, rispondendo ai quesiti del Consiglio di Disciplina dell'Ordine di Monza. 

Nel primo parere, diffuso a marzo 2026, il Consiglio Nazionale ha ammesso che un file audio può entrare nel fascicolo disciplinare quando a registrare è stato uno degli interlocutori, con lo scopo di difendere una propria posizione giuridica.

Con il Pronto Ordini n. 47/2026 del 16 settembre ha  fornito indicazioni pratiche su come acquisire, conservare lecitamente  e rendere consultabili questi file. Le indicazioni interessano gli organi disciplinari, ma anche i singoli iscritti, che possono trovarsi nel ruolo di chi subisce il procedimento o di chi lo avvia con un esposto.

Utilizzo lecito delle registrazioni audio: quali sono le regole

Come noto dal DPR 137/2012 il potere disciplinare non spetta più al Consiglio dell'Ordine  ma è affidato in via esclusiva al Consiglio di Disciplina territoriale, che avvia l'azione, svolge l'istruttoria e decide. 

Secondo il CNDCEC, le regole  valide nelle aule di tribunale valgono anche davanti al Consiglio di Disciplina:  dunque anche qui si ricostruiscono i fatti ascoltando entrambe le parti e garantendo a chi è accusato la possibilità di difendersi. 

Sul fronte della privacy, il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) consente di usare una registrazione anche senza l'assenso di chi parla, se lo scopo è difendere un diritto. 

L'uso deve però restare proporzionato: vanno trattate solo le parti utili e il file va conservato solo per il tempo necessario.

Le indicazioni operative per Ordini e iscritti

Per i Consigli di Disciplina e gli Ordini 

L'Ordine è titolare del trattamento dei dati e decide in autonomia le soluzioni tecniche. Il CNDCEC suggerisce formati audio standard e non proprietari, che restino leggibili nel tempo e siano difficili da alterare. CD, DVD e chiavette USB sono ammessi, ma espongono a rischi di deterioramento, smarrimento o furto: sono preferibili il server dell'Ordine, se protetto e sottoposto a backup regolari, oppure un cloud qualificato per la Pubblica Amministrazione dall'Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale. 

I file vanno protetti con crittografia e password robuste, e l'accesso deve essere riservato ai soli soggetti autorizzati.

 Non serve, di norma, un'asseverazione: l'Ordine esercita funzioni pubbliche, e la certificazione del file può diventare necessaria solo se l'integrità della registrazione viene formalmente contestata.

Per l'iscritto sottoposto a procedimento. 

Chi riceve una contestazione basata su un file audio ha diritto di conoscerne il contenuto e di difendersi nel contraddittorio. Se ritiene che la registrazione sia stata manipolata, incompleta o non corrispondente ai fatti, deve contestarla in modo espresso: in assenza di contestazione il file vale come prova piena, mentre il disconoscimento apre la strada alla verifica tecnica della sua integrità.

Per l'iscritto che presenta un esposto.

Chi allega un file audio all'esposto deve aver preso parte alla conversazione e deve usarlo esclusivamente a fini difensivi, evitando di farlo circolare. Il caso più delicato è quello in cui dall'altra parte  sia presente un collega. 

Le regole deontologiche della professione impongono di chiedere il permesso prima di registrare un altro commercialista o di diffondere quanto ha detto, e se l'incontro si è svolto in videochiamata il permesso va ottenuto da ciascun partecipante. Quando manca, sarà il Consiglio di Disciplina a stabilire, caso per caso, se la necessità di difendersi basti a rendere accettabile la registrazione. Chi registra un collega senza consenso, quindi, può esporsi a sua volta a una valutazione disciplinare.

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